Hoe ver staan de lokale besturen in Vlaanderen?

GIS-maturiteit van lokale besturen

Voor een stand van zaken van de GIS-maturiteit van de lokale besturen in Vlaanderen wordt verwezen naar de GIS-monitor 2015. Aan de hand van een uitgewerkte typologie wordt immers in één oogopslag duidelijk op welke manier GIS wordt ingezet binnen de gemeentelijke werking. Aan de hand van het type en de detailinformatie kunt u de GIS-maturiteit van de steden en gemeenten in Vlaanderen situeren ten opzichte van de eigen organisatie.

De GIS-typologie is gebaseerd op een methodologie zoals ontwikkeld door de projectgroep Geolokaal en het samenwerkingsverband GIS Vlaams-Brabant. De methodologie steunt op drie pijlers: het gebruik van GIS, GIS-coördinatie en informatiebeheer. Aan de hand van deze pijlers wordt een gemeente binnen een bepaalde klasse ingedeeld.

De juiste investeringen in personeel, software, hardware en data en projecten zorgen ervoor dat GIS gemeentebreed geïmplementeerd wordt en dat een gemeente hoger scoort in de GIS-typologie. In deze publicatie wordt duidelijk dat er een grote diversiteit bestaat tussen de lokale besturen. Gemeenten en steden met een efficiënte GIS-werking hebben aangetoond dat deze hier grote voordelen van ondervinden door enerzijds tegemoet te komen aan de gemeentelijke verplichtingen op het vlak van geografische informatie en anderzijds door een efficiënte dienstverlening te kunnen aanbieden aan burgers en bedrijven.

Een Geografisch Informatiesysteem (GIS) wordt steeds meer een onmisbaar werkinstrument binnen het lokale bestuur. Lokale besturen worden in het kader van Vlaamse beleidsinitiatieven steeds meer gevraagd om geografische informatie aan te maken en bij te houden (plannen- en leegstandsregister, register onbebouwde percelen, adressenregister, GRB, RUP’s,…). Lokale besturen liggen immers vaak aan de oorsprong van geografische informatie en zijn zo het best geplaatst om deze gedetailleerde informatie te verzamelen en actueel te houden. Daarnaast helpt het gebruik van geografische informatie de lokale besturen in het verbeteren van hun interne werking en het uitstippelen van het lokale beleid wat uiteindelijk resulteert in een betere dienstverlening naar de burger.

Geografische informatiesystemen laten de gebruiker toe om ruimtelijke gegevens efficiënt te beheren, te bewerken en te analyseren. Deze informatie kan gebruikt worden als input voor beleidsbeslissingen en beheerplannen. Het implementeren en gebruiken van GIS is dus zeker geen doel op zich, maar draagt bij tot een efficiënte en effectieve werking van de lokale besturen.

Echter, om te komen tot een geïntegreerd en organisatiebreed GIS binnen de gemeentelijke administratie moeten er investeringen gedaan worden. In tijden van besparingen is dit zeker en vast geen evidentie. Het beleid moet overtuigd geraken van de voordelen en dit terwijl de voordelen van een GIS tijdens de eerste jaren behoorlijk laag zijn. Pas vanaf dat eigen geodatasets worden aangemaakt en de bijhoudingsprocedure ingebakken is bij de diensten, wordt het steeds duidelijker dat de investering het meer dan waard was.

Bij heel wat besturen werd het GIS reeds gekoppeld aan een administratieve toepassing zodat stedenbouwkundige dossiers weergegeven worden op kaart. Deze gemeenten plukken hier dagelijks de vruchten van op het gebied van een efficiënte dienstverlening en onderbouwde beleidskeuzes. Echter, slechts bij een minderheid is GIS gemeentebreed geïmplementeerd en geïntegreerd binnen de dagelijkse processen.

Types GIS-gemeenten

Er worden vijf types van GIS-gemeenten onderscheiden. Het toekennen van de types aan de besturen gebeurde a.d.h.v. een aantal indicatoren. Dit maakt dat voor een aantal besturen niet alle eigenschappen van het type van toepassing zijn. Elk type wordt voorgesteld door een symbool wat toelaat om in één oogopslag een idee te krijgen van de manier waarop GIS binnen de gemeentelijke werking wordt gebruikt.

Type 1 – gemeente zonder GIS-gebruik

  • geen GIS-gebruik: digitale geografische gegevens worden niet gebruikt; er is geen GIS-software aanwezig of koppeling met een administratieve toepassing
  • eventueel maken enkele medewerkers wel gebruik van beschikbare geoloketten op het internet om geografische gegevens te raadplegen

 

 

Type 2 - gemeente met GIS als raadpleegtoepassing

  • beperkt aantal GIS-gebruikers, vaak in één of 2 beleidsdomeinen
  • GIS zit op enkele eilanden, vaak bij individuele medewerkers
  • enkel raadplegen van digitale geografische gegevens
  • geen GIS-coördinatie, GIS-overleg of GIS-beleidsplan

 

 

Type 3 - gemeente met GIS-gebruik in verschillende diensten

  • GIS wordt binnen enkele beleidsdomeinen door meerdere personen gebruikt
  • naast raadplegen wordt GIS ook gebruikt voor het intekenen van gegevens
  • intekenen gebeurt enkel via voorziene procedures (wizards) zoals het intekenen van een vergunningsdossier
  • GIS-coördinatie is beperkt omdat de deeltijds GIS-verantwoordelijke zeer weinig tijd hieraan kan besteden

 

 

Type 4 - gemeente steunt op dienstenbreed GIS

  • het merendeel van de beleidsdomeinen gebruikt geografische gegevens. Enkele beleidsdomeinen gebruiken GIS zeer intensief en kunnen voor hun dagelijkse werking niet meer zonder; er wordt hiervoor gewerkt op een gemeenschappelijke databank
  • de GIS-coördinator zorgt ervoor dat GIS meer en meer gebruikt wordt binnen de organisatie
  • een aantal datasets worden zelf ingetekend en bijgehouden door de GIS-verantwoordelijke
  • regelmatig GIS-overleg

 

 

Type 5 - gemeente met organisatiebreed en geïntegreerd GIS

  • verschillende beleidsdomeinen gebruiken GIS en beheren eigen geografische gegevens
  • het gebruik en beheer van geografische gegevens is volledig geïntegreerd binnen de administratieve processen waardoor een heel deel gebruikers zich niet bewust zijn dat ze GIS gebruiken
  • een heel aantal geodatasets zijn in eigen beheer opgemaakt, worden door de verantwoordelijke diensten bijgewerkt en door andere beleidsdomeinen hergebruikt
  • het GIS-beleidsplan stippelt de visie rond het gebruik van geografische gegevens uit
  • de voltijds GIS-coördinator wordt betrokken bij nieuwe projecten, initieert zelf vernieuwingen, leidt alles in goede banen op organisatiebreed niveau en stippelt het beleid uit in samenwerking met de beleidsdomeinen
Kaartje die de GIS-maturiteit van de lokale besturen aangeeft

Belangrijkste conclusies en aanbevelingen

Aan de hand van een bevraging werd gepeild in welke mate het potentieel van een geïntegreerde en organisatiebrede GIS-werking binnen de lokale besturen in Vlaanderen wordt benut. De belangrijkste conclusies worden in een notendop weergegeven alsook enkele aanbevelingen om GIS succesvol te implementeren binnen de gemeentelijke werking.

De aanwezigheid van een GIS-coördinator

De opbouw van de organisatorische en technische infrastructuur voor het gebruik en bijhouding van geografische gegevens bij de lokale besturen staat of valt met de beschikbaarheid van een professionele GIS-coördinator. De GIS-coördinator heeft de specifieke competentie en kennis voor het omgaan met geografische informatie en slaat de brug tussen de verschillende domeinen van het lokale bestuur, de ondersteunende IT-afdeling en het beleid. De GIS-coördinator heeft zo de belangrijke rol om GIS organisatiebreed en geïntegreerd binnen de verschillende domeinen van het lokale bestuur te brengen.

Onderstaande kaart toont de grootte van de GIS-cel bij de lokale besturen in Vlaanderen.

 

Van de 308 Vlaamse gemeenten geven 58 gemeenten aan (19%) geen GIS-coördinator in dienst te hebben. Dit zijn voornamelijk de kleinere (plattelands)gemeenten met een laag inwonersaantal. Daarentegen wordt er in ruim driekwart van de lokale besturen aan enige vorm van GIS-coördinatie gedaan:

  • In 46% van de gemeenten is er een GIS-functie aanwezig, maar vormt dit geen voltijdse taak van de GIS-coördinator. In dit geval wordt de functie vaak uitgevoerd door een persoon werkzaam binnen het beleidsdomein Ruimtelijke Ordening of de ICT-dienst.
  • 79 van de 308 gemeenten geven aan een voltijdse GIS-coördinator in dienst te hebben (d.i. 26%).
  • In 4% van de lokale besturen worden er meerdere personen ingezet voor de coördinatie van GIS. Dit zijn meestal lokale besturen met een hoog inwonersaantal (vnl. grootsteden, structuurondersteunende steden, centrumsteden).

 

 

Een uitgebreide GIS-werking vereist een zekere mate van coördinatie zodat de GIS-activiteiten van verschillende diensten en gebruikers met elkaar in overeenstemming worden gebracht. Naast de rol van de GIS-coördinator, draagt regelmatig GIS-overleg bij tot een gecoördineerde GIS-werking. Een goed overlegplatform kan de gemeente helpen haar toepassingen en mogelijkheden rond het aanwenden van specifieke geografische gegevens verder uit te bouwen. Van de 301 respondenten geeft 42% aan regelmatig een intern GIS-overleg te organiseren of is de GIS-coördinator betrokken bij een dienstoverleg. Het GIS-overleg kan ook op streekniveau georganiseerd worden waarbij de uitwisseling van kennis tussen de verschillende gemeenten (intergemeentelijk GIS-overleg) een nuttige bijdrage en hulp biedt om het GIS binnen de gemeente naar een hoger niveau te tillen.

Illustratie

GIS en de rol van het beleid

Gezien de domeindoorkruisende functie moet de GIS-coördinator een directe lijn hebben met de gemeentesecretaris en de afdeling die het algemeen beleid van het lokale bestuur bepaalt. Het is belangrijk om het beleid te betrekken aangezien dit een cruciale factor is om GIS uit te bouwen in de lokale besturen. Om die reden is het van belang dat zowel beleidsmakers als medewerkers binnen de gemeenten zich bewust worden van de meerwaarde die GIS kan bieden. Cijfers tonen aan dat 77% van de respondenten aangeeft dat het management GIS ziet als een hulpmiddel bij de dagelijkse werking van de administratie en dat bij 47% GIS een hulpmiddel is voor beleidsbeslissingen, maar dat GIS voor slechts 12% van de respondenten een regelmatig agendapunt vormt binnen het managementteam. De respondenten geven een gebrek aan interesse bij het beleid aan als een knelpunt. Daarnaast zijn een gebrek aan personeel en te geringe budgetten andere belangrijke obstakels bij de uitbouw van een gemeentelijke GIS-werking.

 

Illustratie

Potentiële GIS-toepassingen

De lijst van verschillende toepassingen toont aan dat het potentieel om GIS in te zetten in de werking van de gemeentelijke administratie groot is. Bovendien zijn deze toepassingen verspreid bij verschillende beleidsdomeinen wat de rol van de GIS-coördinator benadrukt. De inzet van GIS biedt de besturen de mogelijkheid om in elk van deze domeinen te werken met dezelfde gegevens, en informatie uit te wisselen tussen de verschillende beleidsdomeinen.

 

 

GIS wordt voornamelijk ingezet in het beleidsdomein Ruimtelijke Ordening. Daarnaast wordt GIS vaak ingezet in de beleidsdomeinen Milieu, Informatica en Burgerzaken. Er bestaat een positief verband tussen het aantal inwoners, de mate van GIS-coördinatie en het aantal beleidsdomeinen waar GIS wordt ingezet. De grotere gemeenten worden m.a.w. gekenmerkt door een brede inzet van geodata. Daarentegen hebben voornamelijk de kleinere lokale besturen nog onvoldoende oog voor de vele mogelijkheden die geografische informatie biedt om hun organisatie en beleid te verbeteren. Het enorme toepassings- en integratiepotentieel van geodata blijft daarmee vooralsnog onbenut in een aantal besturen.


Informatiebeheer

Een doordacht informatiebeheer is een belangrijke factor om het potentieel van GIS optimaal te benutten; meer bepaald om informatie enerzijds uit te wisselen met andere diensten binnen het lokaal bestuur en anderzijds met externen buiten de eigen organisatie.

69% van de lokale besturen beschikt over de nodige infrastructuur om GIS organisatiebreed in te zetten. Deze lokale besturen hebben m.a.w. een gemeenschappelijke databank/server om informatie tussen de verschillende beleidsdomeinen te delen.

 

 

 

42% van de lokale besturen levert op regelmatige basis GIS-bestanden aan overheidsinstanties (politie, brandweer, OCMW, provincies, Vlaamse of federale overheid) en nutsmaatschappijen. Van deze 42% leveren 55 lokale besturen de GIS-bestanden deels of volledig geautomatiseerd.

 

 

 

Daarnaast leveren 39% van de lokale besturen op regelmatige basis GIS-bestanden aan derden (architect, landmeter, notaris, studiebureau, aannemer, landbouwer,…). 31 lokale besturen leveren GIS-bestanden aan derden deels of volledig geautomatiseerd.

 

 

 

GIS-typologie van lokale besturen

Het uiteindelijke doel van deze publicatie is het indelen van de Vlaamse lokale besturen binnen vijf types van GIS-gemeenten. De methodologie is gebaseerd op de aspecten die zorgen voor een geïntegreerde en organisatiebrede GIS-werking zoals hiervoor besproken; meer bepaald het gebruik van GIS, GIS-coördinatie en informatiebeheer. Hoe hoger een bestuur noteert binnen de GIS-typologie, hoe meer de GIS-werking leidt tot een betere interne werking, een verbeterde dienstverlening naar de burger en een betere beleidsvoering.

De kaart op de pagina drie geeft de GIS-maturiteit van de Vlaamse lokale besturen weer.

Lokale besturen van type 1 zijn voornamelijk kleinere gemeenten met een laag inwonersaantal. In deze gemeenten is er vaak geen GIS-coördinator, geen GIS-overleg, weinig tot geen GIS-gebruik en is de GIS-werking niet doorgedrongen tot het niveau van het management.

Daarnaast behoort 25% van de lokale besturen tot type 2 en 36% tot type 3. In deze gemeenten wordt GIS meestal in een beperkt aantal beleidsdomeinen ingezet en is de GIS-coördinatie nog relatief beperkt. Tenslotte behoort 8% tot type 4 en 3% tot type 5 (Zwijndrecht, Lier, Vilvoorde, Gent, Genk, Ronse, Diepenbeek en Peer). Lokale besturen van type 5 voldoen aan al de criteria. De GIS-cel staat er centraal binnen de gemeentelijke werking waarbij zo goed als al de beleidsdomeinen GIS inzetten. De GIS-coördinatie en informatiebeheer staan er ook volledig op punt.

 

Onderstaande tabel toont het aantal lokale besturen per GIS-type onderverdeeld volgens de provincies.