Samen rond de tafel

VERKENNEND GESPREK EN FOCUSGROEP

De gegevens van de online-bevraging vormen de opstap voor de daaropvolgende gesprekken.

  • Bent u een startende GIS-coördinator in uw bestuur? Dan raden we eerstvolgend een verkennend gesprek aan met de secretaris en iemand die voorlopig het aanspreekpunt voor GIS vormde. Het doel van dit gesprek bestaat erin om een idee te krijgen van de historiek van GIS binnen de gemeente en een eerste zicht op sterktes en zwaktes van de organisatie op vlak van GIS te bekomen. Als hulpmiddel om dit gesprek vorm te geven, kan u het document ter voorbereiding van het verkennend gesprek ter hand nemen. Dit gesprek duurt gemiddeld 1u. Als u vertrouwd bent met de GIS-werking van uw bestuur, kan u dit gesprek overslaan.
  • ü  Na het intakegesprek volgt de focusgroep met een ruimere, meer gevarieerde groep medewerkers (diensthoofden van de verschillende diensten, medewerkers die te maken hebben met data-invoer,…). Trek ongeveer 2 uur uit om met hen de gemeentelijke GIS-werking door te lichten. Het doel van de focusgroep bestaat erin om een zo realistisch mogelijk beeld te krijgen van hoe medewerkers met GIS omgaan maar ook van de dagelijkse GIS-werking binnen en tussen de verschillende diensten en de rol die organisatiefactoren (zoals de leidinggevenden, strategie en beleid, processen en middelen) hierin spelen. Probeer de problemen en de kansen van de organisatie op vlak van GIS zo goed mogelijk bloot te leggen en rond de focusgroep af met een brainstorm waarin u op zoek gaat naar nieuwe opportuniteiten die GIS kan bieden in de verschillende diensten. Als leidraad kan je gebruik maken van deze presentatie focusgroep.

    De focusgroep bestaat uit drie delen. Het eerste deel geef je de resultaten van de online bevraging (quickscan) en eventueel enkele aanvullingen vanuit het verkennend gesprek en de aanwezige documenten (oude GIS-beleidsplannen, organogram, GIS in BBC,…) . In het tweede deel ga je dieper in op de gebruikersprofielen binnen het bestuur.

    Op basis van een onderzoek in twee testgemeenten (AGIV, MICT, 2013) kunnen we 5 soorten gebruikers onderscheiden: GIS-experten, professionele gebruikers, ppotentiële professionele gebruikers, thuisgebruikers en niet-gebruikers. Deze groepen gebruikers verschillen onderling op vlak van hun kennis, vaardigheden en attitudes t.a.v. GIS en geodata.

    De samenvattende tabel geeft een overzicht van de mogelijke gebruikersprofielen en de belangrijkste punten waarop ze van elkaar verschillen. Het aantal sterretjes wijst niét op een absoluut verschil tussen de groepen, maar wel op een beperkte, gematigde of sterke aanwezigheid van een bepaald kenmerk. Dit zijn theoretische profielen, waarin medewerkers zichzelf in meer of mindere mate kunnen herkennen.

    Door het gesprek aan te gaan met een diverse groep medewerkers, krijg je een realistisch en gediversifieerd beeld van de dagelijkse GIS-werking binnen de gemeente. De deelnemers hebben vaak al een gevoel van meerwaarde door op een open en constructieve manier met elkaar in dialoog te gaan en te kunnen vertellen hoe zij GIS inzetten in de organisatie. Doorheen het gesprek komen sterktes en zwaktes aan bod alsook de verwachtingen die leven op gebied van GIS.

    In een derde deel doe je een korte brainstorm om na te denken over mogelijke nieuwe stappen voor GIS in de gemeente. Haal even de do’s en don’ts van een brainstorm aan:  zo zijn alle ideeën goede ideeën en is (zelf)censuur uit den boze. Er worden twee keer 4 thema’s voor de brainstorm afgebakend. 4 organisatiefactoren (leiding, strategie & beleid, processen en middelen) en 4 clusters van beleidsdomeinen (grondgebiedzaken (RO, Milieu, Groen, TD, Mobiliteit, …), samenleving en Vrije Tijd (Burgerzaken, Jeugd, Sport, Cultuur, BKO, Toerisme, Erfgoed, Bibliotheek, …), ondersteunende diensten (IZ, Financiën, Kwaliteit, Personeel, …) en ‘Externen’ (Politie, Brandweer, Onderwijs, OCMW, …).

    Deze 8 thema’s kunnen best op een A3 formaat worden afgedrukt (zie presentatie focusgroep) en in de vergaderzaal per groep van 4 worden opgehangen.

    De groep van deelnemers aan de focusgroep wordt best in twee gesplitst. De eerste groep begint met het noteren van ideeën voor de 4 organisatiefactoren en de tweede groep start met de 4 beleidsdomeinen. Na een 10-tal minuten wisselen beide groepen en kunnen ze ook verder bouwen op de ideeën van de voorgaande groep. Het is de bedoeling om eerst te ‘divergeren’ (zoveel mogelijk ideeën te genereren) en daarna te ‘convergeren’ (keuzes te maken tussen de uiteenlopende ideeën). Na de eerste ronde van ‘ideeën genereren’ volgt dan een tweede ronde van prioriteiten vastleggen. Alle deelnemers krijgen een 10-tal stickertjes die ze kunnen kleven op de ideeën die volgens hen het belangrijkste zijn / zeker moeten gerealiseerd worden. Voor meer informatie over brainstormtechnieken, zie de innowiz-tool (www.innowiz.be).

    Neem het gesprek op, dit maakt de verwerking nadien iets gemakkelijker. Voorzie naast de presentatie en een dictafoon ook post-its.

TECHNISCHE DIEPTE-INTERVIEWS EN COLLEGEBEVRAGING

  • Uit de focusgroep zal duidelijk worden welke diensten de grootste GIS-behoeftes hebben. Vanuit deze diensten wordt iemand afgevaardigd voor een individueel diepte-interview (1 à 1,5u) per dienst. Hierin focust u zich op:
    • de geografische gegevens (beschikbaar in kaartvorm of in lijstvorm - ruimtelijk en/of alfanumeriek),
    • hun software,
    • hun werkprocessen binnen elke dienst en/of tussen de verschillende diensten,
    • hun specifieke GIS-wensen (raadplegen, editeren, bevragen, analyseren, ontsluiten naar de burger, … van geodata).
    De vragen zullen zowel betrekking hebben op de huidige als de toekomstige toestand. De Geef de personen waarmee u dit interview doet, op voorhand een aanstiplijst met datasets zodat ze op voorhand al kunnen aanduiden welke ze (willen) gebruiken, of deze data in plan- of in lijstvorm beschikbaar is en of de gegevens analoog of digitaal zijn. Ook vraag je hen op voorhand na te denken over hun eigen prioriteiten. Voor deze diepte-interviews kan u gebruik maken van bijgevoegde sjabloon (doc). Je kan er ook voor kiezen om de diensten rechtstreeks het verwerkingsdocument (excel) te laten invullen.
  • Bestudeer aanwezige (geo)-processen doorheen je gesprekken. Hanteer hiervoor het hulpdocument processen.
  • Voer een apart gesprek met de interne of externe ICT-verantwoordelijke. Zo bekomt u een duidelijk beeld van de huidige informatica-infrastructuur. Onze focus zal vooral uitgaan naar het GIS-gerelateerd gedeelte van deze infrastructuur. Ook voor dit gesprek is een voorbeeldvragenlijst bevraging IT beschikbaar bij de hulpbestanden.
  • Tenslotte wordt het college van burgemeester en schepenen bevraagd. Hierin wordt gepolst naar hun toekomstige GIS-verwachtingen. Ook voor dit gesprek is een voorbeeldvragenlijst verwachtingen college beschikbaar bij de hulpbestanden. Je kan hen deze vragenlijst bezorgen en dit eventueel neergeschreven terugvragen.